TARBIYAH : MANAJEMEN PENGELOLAAN TPQ

MANAJEMEN PENGELOLAAN ADMINISTRASI TPQ

I.              Manajemen dan Administrasi

Administrasi berasal dari bahasa Latin : Ad = intensif dan ministrare = melayani, membantu, memenuhi. Administrasi merujuk pada kegiatan atau usaha untuk membantu, melayani, mengarahkan, atau mengatur semua kegiatan di dalam mencapai suatu tujuan.

Beberapa pengertian lain tentang administrasi dapat dipaparkan sebagai berikut :

a.      Administrasi adalah proses yang pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok, pemerintah atau swasta, sipil atau militer, besar atau kecil (White, 1958).

b.      Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan kerjasama guna menyelesaikan tugas bersama (Simon, 1958).

c.      Administrasi didefinisikan sebagai bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan usaha kelompok individu guna mencapai tujuan bersama (Newman, 1963).

d.      Pengertian Administrasi dalam bahasa Indonesia ada 2 (dua) :

-        Administrasi berasal dari bahasa Belanda, “Administratie” yang merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit, yaitu sebagai kegiatan tata usaha kantor (catat-mencatat, mengetik, menggandakan, dan sebagainya). Kegiatan ini dalam bahasa Inggris disebut : Clerical works (FX.Soedjadi, 1989).

-        Administrasi dalam arti luas, berasal dari bahasa Inggris “Administration” , yaitu proses kerjasama antara dua orang atau lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan (S.P. Siagian, 1973)

Berdasarkan hal tersebut diatas, administrasi ialah proses penyelenggaraan kerja yang dilakukan bersama-sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Administrasi, baik dalam pengertian luas maupun sempit di dalam penyelenggaraannya diwujudkan melalui fungsi-fungsi manajemen, yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan. Jadi administrasi adalah penyelenggaraannya, dan manajemen adalah orang-orang yang menyelenggarakan kerja. Maka kombinasi dari keduanya adalah penyelenggaraan kerja yang dilakukan oleh orang-orang secara bersama-sama (kerjasama) untuk mencapai tujuan yang yang telah ditetapkan.

Banyak pengertian administrasi yang dikemukanan oleh para ahli administrasi, ada pengertian adminitasi secara luas dan ada pengertian administrasi secara sempit, dan bahkan ada yang mengartikan sebagai proses social. Dalam pengertian yang luas menurut Musanef (1996:1) dalam bukunya Manajemen Kepegawaian di Indonesia menyebutkan bahwa administrasi adalah kegiatan sekelompok manusia melalui tahapan – Tahapan yang teratur dan dipimpin secara efektif dan efisien, dengan menggunakan sarana yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang diinginkan Dalam implementasinya, administasi berkembang dan mempunyai tugas-tugas yang biasa disebut sebagai fungsi administrasi sebagaimana yang dikemukakan oleh para ahli seperti Henry Faysol Ilmu yang mempelajari proses kegiatan kerjasama manusia untuk mencapai tujuan yang ditentukan adalah ilmu Administrasi. Kegiatan kerjasama itu sendiri merupakan gejala yang sifatnya universal, sejak zaman manusia masih primitif sampai zaman modern ini.

Supaya terjadi kerjasama untuk mencapai tujuan, diperlukan proses penggerakan. Proses penggerakan dalam Administrasi disebut Manajemen. Dengan demikian Administrasi mencapai tujuan melalui Manajemen. Kemudian, agar kegiatan kerjasama tersebut berhasil dengan baik dan mencapai tujuan maka dibutuhkan sebuah wadah, kerangka, atau struktur. Wadah, kerangka, atau struktur dimana kerjasama dilakukan disebut Organisasi.

II.            Model Administrasi dan Manajemen di TPQ

Agar pengelolaan TPQ menjadi lebih mantap, ada beberapa komponen yang harus kita penuhi atau kita persiapkan :

a.    Memiliki rencana jangka panjang (lima tahunan).

b.    Memiliki program rencana tahunan.

c.    Memiliki perencanaan pengembangan.

d.    Menyusun Rencana Anggaran Belanja (RAB). Dalam pelaksnaannya melibatkan yayasan/ takmir/ lembaga yang menaungi.

e.    Memberikan penghargaan bagi santri berprestasi.

f.     Memiliki tata tertib/ peraturan santri.

g.    Memiliki tata tertib/ peraturan asatidz.

h.    Mengikutsertakan asatidz dalam penataran/ pelatihan.

i.      Memberikan penghargaan kepada asatidz yang berprestasi.

j.      Mengadakan studi banding dalam rangka peningkatan mutu.

k.    Kepala TPQ mengadakan pertemuan berkala dengan asatidz.

l.      Mengadakan pertemuan rutin dan berkala dengan orang tua/ wali santri.

m.   Melibatkan masyarakat dalam pengambilan keputusan yang terkait dengan pengembangan.

n.    Memiliki program supervisi internal terhadap pelaksanaan pembelajaran.

o.    Memiliki program tindak lanjut dari supervisi internal.

p.    Mencatat dan mengarsip surat keluar dan surat masuk.

q.    Memiliki buku penghubung dengan orang tua/ wali.

r.     Memiliki catatan pengaduan, masukan, kritik, dan saran dari orang tua/ wali santri dan masyarakat.

s.    Memiliki daftar inventaris sarana dan prasarana.

t.      Memiliki buku administrasi keuangan.

u.    Memiliki buku administrasi ketenagaan.

v.    Memiliki buku induk santri.

w.   Membuat laporan bulanan dan tahunan kepada instansi terkait.

Disamping hal – hal diatas TPQ juga perlu memiliki komponen – komponen yang menyangkut organisasi dan kelembagaan, misalnya :

-       Memiliki ijin operasional dari Kementerian Agama, serta bagi yang menyelenggarakan program PAUD TPQ memilki ijin operasional dari Dinas Pendidikan.

-       Memilki hubungan kelembagaan dengan organisasi penyelenggara, misalnya yayasan/ takmir/ dll.

-       Memiliki struktur/ bagan organisasi yang disusun berdasarkan kebutuhan organisasi.

-       Memilki job discription.

 

Daftar Pustaka :

James A.F. Stoner & R. Edward Freeman, Manajemen, edisi kelima, Intermedia – Jakarta & Simon & Schuster (Asia) Pte., Ltd – Singapore, 1994.

T. Hani Handoko, Manajemen, edisi kedua, BPFE – Yogyakarta, 2003

Buku Panduan Pendataan, Akreditasi, dan Supervisi TPQ, BADKO TPQ Provinsi Jawa Tengah – Semarang, 2011