TARBIYAH: MONEV TPQ

TEKNIK MONITORING DAN EVALUASI KELEMBAGAAN

§   Penyelenggaraan manajemen kelembagaan Taman Pendidikan al-Qur’an (TPQ) secara umum menggunakan prinsip-prinsip dasar manajemen POAC  yang meliputi :

ü  Planning (perencanaan)

“Dan siapkanlah untuk menghadapi mereka kekuatan apa saja yang kamu sanggupi dan dari kuda-kuda yang ditambat untuk berperang (yang dengan persiapan itu) kamu menggentarkan musuh Allah dan musuhmu dan orang orang selain mereka yang kamu tidak mengetahuinya; sedang Allah mengetahuinya. Apa saja yang kamu nafkahkan pada jalan Allah niscaya akan dibalasi dengan cukup kepadamu dan kamu tidak akan dianiaya (dirugikan).” (QS. al-Anfaal ayat 60).

ü  Organizing (pengorganisasian)

“Sesungguhnya Allah menyukai orang yang berperang dijalan-Nya dalam barisan yang teratur seakan-akan mereka seperti suatu bangunan yang tersusun kokoh.” (QS. ash-Shaff ayat 4).

ü  Actuating (pelaksanaan)

“Dan Katakanlah: "Bekerjalah kamu, maka Allah dan Rasul-Nya serta orang-orang mukmin akan melihat pekerjaanmu itu, dan kamu akan dikembalikan kepada (Allah) Yang Mengetahui akan yang ghaib dan yang nyata, lalu diberitakan-Nya kepada kamu apa yang telah kamu kerjakan.” (QS. at-Taubah ayat 105).

ü  Controlling (pengawasan/evaluasi)

“Dan sesungguhnya Kami telah menciptakan manusia dan mengetahui apa yang dibisikkan oleh hatinya, dan Kami lebih dekat kepadanya daripada urat lehernya, (yaitu) ketika dua orang malaikat mencatat amal perbuatannya, seorang duduk di sebelah kanan dan yang lain duduk di sebelah kiri. Tiada suatu ucapanpun yang diucapkannya melainkan ada di dekatnya malaikat pengawas yang selalu hadir.” (QS. al-Qaaf ayat 16-18).

§   Sebagai salah satu unsur dari prinsip dasar manajemen, monitoring kelembagaan merupakan kegiatan untuk :

ü  Mengamati/meninjau kembali/mempelajari serta mengawasi secara berkesinambungan atau berkala terhadap pelaksanaan program/kegiatan kelembagaan yang sedang berjalan.

ü  Menemukenali permasalahan, mencari alternatif pemecahan dan menyarankan langkah-langkah penyelesaian sebagai koreksi dini agar pelaksanaan kegiatan kelembagaan berjalan secara efisien, efektif dan tepat waktu.

ü  Mengetahui kesesuian antar rencana yang telah ditetapkan oleh lembaga dengan hasil yang dicapai.

§   Kegiatan monitoring kelembagaan meliputi mekanisme monitoring, fokus monitoring, acuan monitoring dan jadual monitoring :

ü  Mekanisme

Pelaksanaan monitoring dapat dilakukan dengan berbagai cara, disesuaikan dengan situasi dan kondisi yang ada. Mekanismenya dapat melalui diskusi langsung, presentasi dan kunjungan.

ü  Fokus monitoring

Dalam pelaksanaannya, monitoring di fokuskan pada :

-           Input diantaranya sumber daya manusia (SDM), masyarakat, sumber pendanaan, sarana prasarana dan sebagainya.

-           Proses yang meliputi pelaksanaan/realisasi program kelembagaan yang bersumber dari input yang ada, progress report lembaga dan sebagainya.  

-           Output yang meliputi peningkatan SDM, terwujudnya fund rising lembaga, ketersediaan infrastruktur, partisipasi aktif masyarakat sebagai base management dan sebagainya.

-           Outcome yang meliputi dampak dari output dalam rangka penguatan kelembagaan ke depannya.

ü  Acuan monitoring

Dalam pelaksanaan monitoring mengacu pada :

-           Usulan Program (Uspro)

-           Rencana Kinerja Tahunan (RKT)

-           Penetapan Kinerja (PK)

-           Laporan Kemajuan Lembaga (progress report)

-           Hasil monitoring sebelumnya (untuk kegiatan lanjutan)

-           Self Assesment (tinjauan lengkap, sistematis dan teratur dari program lembaga)

ü  Waktu Pelaksanaan Monitoring

Pelaksanaan monitoring dapat dilakukan kapan saja.

§   Demikian halnya dengan evaluasi sebagai salah satu prinsip dasar manajemen dimaksudkan sebagai usaha untuk :

ü  Mengukur dan memberi nilai secara obyektif atas pencapaian hasil-hasil pelaksanaan program yang telah direncanakan dan dijabarkan dalam rencana tahunan, serta dilakukan secara sistematis dan obyektif dengan menggunakan metode evaluasi yang relevan.

ü  Evaluasi merupakan rangkuman hasil pengukuran capaian kinerja selama tahun berjalan, yang berkontribusi terhadap capaian outcome yang ditetapkan. Capaian kinerja output dan outcome diukur dengan menggunakan berbagai indikator kinerja yang telah ditetapkan. Keseluruhan capaian kinerja merupakan ukuran keberhasilan dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya.

ü  Evaluasi kinerja dimaksudkan untuk menelaah apakah capaian kinerja output serta capaian kinerja outcome komulatif sesuai dengan yang direncanakan. Evaluasi capaian kinerja dilakukan antara lain dengan analisis membandingkan antara apa yang direncanakan dengan apa yang dihasilkan, disertai dengan tingkat capaian dalam ukuran kuantitatif yang tertera dalam penetapan indikator yang terdiri dari indikator input dan indikator output.

§   Kriteria Penilaian

ü  Indikator Input

Indikator input terdiri dari sumber daya manusia (SDM), masyarakat, sumber pendanaan, sarana prasarana dan sebagainya.

Evaluasi/penilaian atas capaian kinerja input dilakukan dengan melihat ketersediaan SDM sesuai dengan kapasitasnya, pendapatan/sumber dana yang didapat dan realisasi dana yang terserap, ketersediaan sarana/prasarana yang menunjang dan sebagainya.

ü  Indikator Proses

Indikator Proses ini terdiri dari pelaksanaan/realisasi program kelembagaan yang bersumber dari input yang ada, progress report lembaga dan sebagainya.

Evaluasi/penilaian atas capaian kinerja proses dilakukan dengan melihat sejauh mana realiasasi dan perkembangan program kelembagaan yang bersumber dari input tersebut, adakah kesesuaian antara pelaksanaan dengan perencanaan program dan sebagainya.

ü  Indikator Ouput

Indikator output  terdiri dari peningkatan SDM, terwujudnya fund rising lembaga, ketersediaan infrastruktur, partisipasi aktif masyarakat sebagai base management dan sebagainya.

Evaluasi/penilaian atas capaian kinerja output dilakukan dengan melihat sejauhmana peningkatan SDM mengalami kemajuan atau kemandekan, sumber pendanaan tetap statis atau bertambah, ketersediaan infrastruktur dalam menunjang kegiatan kelembagaan dan belajar mengajar serta partisipasi aktif masyarakat dapat diwujudkan.

ü  Indikator Outcome

Indikator outcome terdiri dari dampak indikator output dalam rangka penguatan kelembagaan ke depannya.

Evaluasi/penilaian atas capaian kinerja outcome dilakukan dengan melihat sejauhmana dampak nyata dari upaya penguatan kelembagaan dilakukan di masa yang akan datang bagi keberlangsungan kinerja kelembagaan secara menyeluruh.

§   Perbedaan Monitoring dan Evaluasi

ü  Monitoring

-           Sifatnya hanya memotret saja, mencatat apa adanya tentang apa yang dilihat, apa yang didengar, apa yang diamati/saksikan, dan apa yang dilakukan.

-           Waktunya bisa kapan saja sejak awal sampai akhir.

-           Kriteria orang tidak memerlukan syarat khusus, namun tetap harus mengikuti coaching pemahaman.

-           Tidak perlu memberi komentar yang sifatnya membenarkan atau menyalahkan.

-           Fungsinya untuk menjamin bahwa program akan sesuai ketentuan (preventif) atau untuk masukan guna pembinaan oleh pihak yang berwenang.

ü  Evaluasi

-           Sifatnya menilai dengan membandingkan antara apa yang mestinya dilakukan dengan kenyataan yang sebenarnya terjadi

-           Waktunya ditentukan setelah program diperkirakan telah menghasilkan sesuai target yang telah ditentukan

-           Perlu syarat tertentu, yaitu menguasai kompetensi sesuai dengan apa yang akan di supervise

-           Bisa memberi komentar sepanjang dia yakin bahwa apa yang disampaikan sesuai ketentuan.

-           Fungsinya untuk menilai keberhasilan kegiatan dengan membandingkan antara tujuan dengan hasil yang dicapai atau antara program dengan pelaksanaannya.